כנסים מקצועיים יכולים להיות הזדמנות מצוינת למיתוג החברה. בכנס אפשר להעביר שלל הדרכות, להציג מוצרים ושירותים חדשים, לחשוף שיתופי פעולה יוצאי דופן ולתבל את כל אלה בחוויה יוצאת דופן. בתכנון נכון הכנס יהיה הרבה יותר מאשר פלטפורמה להעברת מידע, הוא יהיה חלק בלתי נפרד מאסטרטגיית המיתוג, השיווק והעלאת המעורבות בחברה.
הכנס יכול להיות הזדמנות מצוינת להציג כל מה שרק נוכל לחשוב עליו אבל בעולם המהיר שלנו חשוב לזכור שלא מספיק להזמין אנשים לכנס, צריך גם לתפוס את תשומת הלב שלהם מרגע ההזמנה ועד לאחר סיום האירוע. מהי הדרך להקים כנס מקצועי בלתי נשכח, איך הכי נכון למתג את הכנס ואיך בעצם לחבר בין כל הנקודות הכי חשובות? כדי לענות על כל השאלות הללו נפגשנו עם חברת פרוצי המתמחה בהפקות אירועים וכנסים מקצועיים.
מיתוג בכנסים מקצועיים – מה הכוונה?
בבסיס שלו הכנס עשוי להיתפס כאירוע מלמד שמפגיש בין אנשים שונים ומזמין פיתוח קשרים חדשים. בפועל, הכנס יכול לקחת חלק משמעותי בכנס כאשר הדרך בה המשתתפים תופסים אותו משפיע על הדרך בה הם תופסים את החברה שמאחוריו. כל דבר משפיע על הרגשות והאסוציאציות המתקשרות לכנס ובתוך כך הפרטים הגדולים כמו ההרצאות והקייטרינג והקטנים ביותר כולל הלוגו בכניסה וההזמנה שנשלחת מראש.
הכנס הוא הזדמנות להוציא את המשתתפים מהשגרה ולספר להם, במילים וללא מילים, על החברה. בתהליך התכנון יש להביא גורמים רבים בחשבון ולחשוב כיצד המשתתפים ירגישו, מה הם יראו, מה הם ישמעו והאם ומה הם יטעמו. בעצם כדי להצליח יש לתכנן חוויה של 360 מעלות תוך התייחסות לכל מה שיהיה לפני, במהלך ולאחר היום החשוב.
לחבר בין כל הנקודות – כך תעשו את זה נכון
ישנו קשר ישיר בין כל אירוע שהחברה עושה לבין המיתוג שלה ומה שחשוב לעשות הוא לחבר את כל הפרטים, את כל הנקודות, לכדי כנס אחד שהמשתתפים יזכרו הרבה אחרי שהוא יסתיים.
יצירת זהות מותג ייחודית מתחילה בהגדרת הכנס
הדבר הראשון שיש לעשות הוא להגדיר את הבסיס של הכנס. מה המטרה של הכנס, מה אנחנו שואפים להשיג, מי קהל היעד ואילו עקרונות ינחו אותנו. כל אלה הן חלק מהשאלות שקשורות במיתוג החברה ובמיתוג הספציפי של הכנס. כדי להפוך את היום לאירוע מיוחד שקל להיזכר בו כדאי לחשוב מה היינו רוצים שהמשתתפים יחוו ורק לאחר שיש לנו תשובות לכל השאלות הללו להתחיל לבצע בחירות תוכן, ויזואליה, שמע ונוספות.
קביעת המסר המוביל של הכנס
הכנס יכול להיות מקצועי, מעשיר, מהנה וכל מה שרק נוכל לדמיין אך כדי שהוא יהיה מיוחד במינו עלינו להתמקד. במקום לנסות להעביר הרצאות שונות ומגוונות, לחשוב על אפקטים שונים שלא בהכרח קשורים זה לזה, יש לחשוב מהו המסר שאנחנו רוצים להעביר. מה הדבר האחד שנרצה שאנשים ידברו עליו כשהכנס יסתיים ובהתאם עלינו להגדיר את כל הפעולות הבאות.
יצירת זהות חזותית בלתי נשכחת
כדאי מאד שהכנס יקבל מיתוג משל עצמו אך לזכור כי המיתוג צריך להיות לחברה. זהות חזותית תאפשר למשתתפים להרגיש שייכות, לבדל בין הכנס הנוכחי לכל אחד אחר ואם ישנה כוונה לעשות כנסים המשכיים בעתיד להשתמש באותו מיתוג. עיצוב לוגו לכנס, יצירת רול-אפ והזמנות המדברים כולם את השפה של הכנס ייצרו את המיתוג.
שיווק לפני, במהלך ולאחר הכנס
בכל הנוגע למיתוג בכנסים מקצועיים לחברות כל הנקודות צריכות להתחבר זו לזו ויש להתייחס ללוח הזמנים בזרימה מלאה. יש לחשוב על השיווק של הכנס מבעוד מועד, לתכנן נכון את תאריך ההרשמה כך שיהיה למשתתפים מספיק זמן לתכנן את ההגעה. במהלך הכנס יש לקשר בין האירוע לבין החברה ולחזק את המסרים שהיא רוצה להעביר. לבסוף יש להמשיך לשלוח מידע באימייל, לכתוב על הכנס ברשתות החברתיות ובאתר החברה.
מיתוג הכנס המקצועי משפיע על החברה באופן ישיר
כנס מוצלח ישפיע באופן מידי על החברה כשזו יכולה להיתפס כמקצועית, רצינית, חדשנית וכל ערך אחר בהתאם למסרים שמועברים לאורך הדרך. יש לזכור כי המוניטין של החברה יכול להיות מושפע מאירוע אחד בלבד ולכן יש להסתכל מלמעלה על כל המשימות, להקפיד על תכנון נכון, להוציא כל משימה אל הפועל בדיוק בזמן ולשמור על קשר עם הקהל מרגע ההתעניינות בכנס וגם לאחר שהוא מסתיים.
